Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist der Betreiber von carprova:

Enes Simsek (Einzelanbieter – natürliche Person)
Rainwiesen 15, 71686 Remseck, Deutschland
E-Mail: datenschutz@carprova.de

Hinweis zur Rollenverteilung: Setzen Organisationen carprova zur Verwaltung ihrer eigenen Beschäftigten- und Geschäftsdaten ein, sind regelmäßig diese Organisationen datenschutzrechtlich Verantwortliche für die in ihrem Mandanten verarbeiteten Daten; der Betreiber von carprova wird insoweit als Auftragsverarbeiter tätig. Die konkrete Rollenverteilung ist im jeweiligen Vertrag/AV-Vertrag zu regeln (rechtlich zu prüfen).

Im Rahmen der Funktionen von carprova werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Konto-/Anmeldedaten: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Authentifizierungs-Token, Sitzungsinformationen.
• Stamm-/Profildaten: Vor- und Nachname, optional Telefonnummer, Rolle/Berechtigung, zugeordnete Organisation, Standort und Partner-Einheit.
• Gutachten- und Falldaten: Vorgangs-/Gutachtendaten, Status, Bearbeitungs- und Verlaufsinformationen, zugeordnete Bearbeiter.
• Kunden-, Fahrzeug- und Schadendaten: Kundenangaben, Fahrzeugdaten, amtliche Kennzeichen, Schadens- und Vorgangsbeschreibungen.
• Fotos und Dateien: über Kamera oder Galerie aufgenommene bzw. ausgewählte Bilder zur Schadenaufnahme/Dokumentation sowie erzeugte Dokumente (z. B. PDF).
• Unterschriften/Signaturen: elektronisch erfasste Unterschriften im Rahmen von Vorgängen.
• Standortdaten: Geokoordinaten für Check-in/Check-out sowie – sofern aktiviert – für die Fahrtenbuch-/Routenaufzeichnung (siehe Abschnitt 6).
• Fahrtenbuchdaten: Fahrten, Fahrzeugzuordnung, Kilometerstände, Start-/Zielorte, Routenpunkte, Zeitstempel.
• Arbeitszeitdaten: Check-in/Check-out, Pausen, Arbeitszeiten, Korrekturen und Korrekturanträge.
• Abwesenheiten: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten samt Status.
• Benachrichtigungen: In-App-Benachrichtigungen sowie – bei aktivierten Push-Nachrichten – Geräte-Token (Push-Token) zur Zustellung.
• Organisations-/Betriebsdaten: Betriebsmittel/Equipment, Planungs-/Dispositionsdaten, Organisations- und Rollenstrukturen.
• Technische Daten/Logs: Server- und Sicherheitsprotokolle (z. B. Zugriffszeitpunkte, technische Metadaten) zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes.

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung, Betrieb und Absicherung der Anwendung sowie Authentifizierung der Nutzenden.
• Durchführung der fachlichen Prozesse (Gutachten, Planung, Disposition, Arbeitszeit, Fahrtenbuch, Betriebsmittel, Organisation).
• Kommunikation, Benachrichtigungen und Support.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Rechtsgrundlagen sind regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Nutzungsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflichten) sowie – soweit erforderlich, z. B. für Standort im Hintergrund oder Push-Benachrichtigungen – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Für Beschäftigtendaten kann § 26 BDSG einschlägig sein. Die konkrete Zuordnung der Rechtsgrundlagen ist rechtlich zu prüfen.

Zur Bereitstellung der Anwendung werden Dienstleister eingesetzt, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO):

• Supabase – Supabase (Authentifizierung, Datenbank, Datei-Storage). Hier werden Konto-, Stamm-, Vorgangs- und Betriebsdaten sowie hochgeladene Dateien gespeichert. Hosting: Hosting in der EU – Region Frankfurt (Deutschland).
• Firebase Cloud Messaging (Google) – Zustellung von Push-Benachrichtigungen an registrierte Geräte (nur bei aktivierten Push-Nachrichten).
• Google Maps Platform (Google) – Karten-, Geocoding-, Places- und Routing-Funktionen (z. B. Adresssuche, Kartenanzeige, Distanzberechnung). Dabei können Adress-/Standortangaben an Google übermittelt werden.
• E-Mail-Versand – Versand von Benachrichtigungs-/System-E-Mails über einen E-Mail-Dienstleister (sofern konfiguriert).

Mit den eingesetzten Auftragsverarbeitern sind die erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung abzuschließen; bei Drittlandtransfers sind geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) sicherzustellen. Vor Veröffentlichung zu prüfen und zu ergänzen.

Für die Schadenaufnahme und Dokumentation können Fotos über die Kamera aufgenommen oder aus der Galerie ausgewählt werden. Der Zugriff erfolgt nur, wenn Sie die entsprechende Funktion nutzen und die Berechtigung erteilen. Aufgenommene Bilder werden dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und im Storage gespeichert.

carprova verarbeitet Standortdaten für zwei klar abgegrenzte Zwecke:

• Check-in/Check-out: einmalige Standortbestimmung zum Zeitpunkt des Ein-/Auscheckens.
• Fahrtenbuch-/Routenaufzeichnung: Erfassung von Streckenpunkten während einer aktiven Fahrtaufzeichnung.

Die Standortnutzung beschränkt sich auf diese Funktionen. Eine Aufzeichnung im Hintergrund erfolgt nur während einer aktiv gestarteten Fahrtaufzeichnung, ist als aktiver Zustand erkennbar und kann jederzeit beendet werden. Die Erteilung der Standortberechtigung ist freiwillig und kann in den Geräteeinstellungen widerrufen werden; ohne Berechtigung stehen die standortbezogenen Funktionen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wichtiger Hinweis zu geschäftlichen/organisatorischen Datensätzen: Gutachten-, Fahrtenbuch-, Planungs-, Arbeitszeit- und Organisationsdaten können aus rechtlichen, abrechnungsbezogenen, organisatorischen oder Nachweisgründen weiter aufbewahrt werden, auch wenn ein einzelner Nutzerzugang gelöscht wird. Solche Daten werden dann entweder erhalten und einem ehemaligen/deaktivierten Nutzer zugeordnet oder – soweit möglich – personenbezogen minimiert bzw. anonymisiert, ohne die Integrität der Organisation und der Vorgänge zu beeinträchtigen. Es findet kein pauschales, unwiederbringliches Löschen aller Geschäftsdaten statt.

Sie können die Löschung Ihres Zugangs und Ihrer personenbezogenen Daten beantragen – auch ohne installierte App – über unsere Seite Account-/Datenlöschung. Dort wird zwischen dem Löschen/Deaktivieren des Zugangs, dem Löschen/Anonymisieren personenbezogener Daten und der weiteren Aufbewahrung betrieblich erforderlicher Daten unterschieden (siehe Abschnitt 7).

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Der Zugriff auf Daten ist durch Authentifizierung sowie ein rollenbasiertes Berechtigungssystem mit serverseitigen Zugriffsregeln (Row Level Security) abgesichert.

Für Auskünfte und die Wahrnehmung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@carprova.de. Allgemeine Anfragen richten Sie bitte an support@carprova.de.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.